Mitarbeiter finden: So erreichen Sie Fachkräfte, die nicht aktiv suchen

Warum ist es so schwer, Mitarbeiter zu finden?

Mitarbeiter zu finden ist vor allem deshalb schwer, weil gesuchte Qualifikationen und verfügbare Bewerber oft nicht zusammenpassen und die passenden Fachkräfte meist schon einen Job haben. Mehr Arbeitslose bedeuten deshalb nicht automatisch mehr geeignete Bewerbungen.

Das zeigt der Fachkräftereport März 2026 des KOFA: Im März 2026 waren mehr als 1,3 Millionen qualifizierte Arbeitskräfte ohne Beschäftigung, gleichzeitig waren knapp 1,1 Millionen offene Stellen ausgeschrieben. Trotzdem fehlten für mehr als 357.000 offene Stellen passend qualifizierte Arbeitslose. Die Fachkräftelücke ist kleiner geworden, aber nicht verschwunden.

Für Betriebe heißt das: Ob Sie Fachkräfte finden, entscheidet sich weniger an der Zahl der Arbeitssuchenden als daran, ob Sie die richtigen Menschen erreichen. Wer nur Stellenanzeigen schaltet, wartet auf aktiv Suchende. Wer zusätzlich Beschäftigte anspricht, die offen für einen Wechsel sind, vergrößert den Kreis möglicher Bewerber.

Lösungen gegen den Fachkräftemangel liegen deshalb selten in einem einzelnen Kanal. Sie entstehen aus einer Kombination: Reichweite bei der passenden Zielgruppe, ein Bewerbungsweg ohne Hürden, schnelle Reaktion und ein Arbeitsangebot, das sich von anderen abhebt. Wie das als Gesamtstrategie aussieht, beschreibt unsere Seite zur Mitarbeitergewinnung.

Mitarbeiter finden: 10 Wege im Überblick

Die zehn wichtigsten Wege, um Mitarbeiter zu finden, sind Stellenbörsen, die Arbeitsagentur, Social Recruiting, Mitarbeiterempfehlungen, die eigene Karriereseite, Active Sourcing, Personalvermittler und Headhunter, Kontakte zu Schulen und Hochschulen sowie die gezielte Ansprache von Quereinsteigern und Rückkehrern. Jeder Weg erreicht eine andere Gruppe von Kandidaten.

• 1. Stellenbörsen

  Portale wie StepStone, Indeed oder regionale Jobbörsen erreichen Menschen, die aktiv suchen. Abgerechnet wird meist pro Anzeige oder pro Klick. Bei gefragten Berufen konkurriert Ihre Anzeige dort mit vielen ähnlichen Angeboten.

• 2. Arbeitsagentur

  Die Jobsuche der Bundesagentur für Arbeit und ihr Arbeitgeber-Service sind für Betriebe kostenfrei. Sie erreichen Arbeitssuchende und können Förderinstrumente wie Eingliederungszuschüsse anfragen. Beschäftigte, die nur über einen Wechsel nachdenken, erreichen Sie dort kaum.

• 3. Social Recruiting

  Anzeigen auf Facebook, Instagram, TikTok oder LinkedIn zeigen Ihre Stelle passenden Menschen in Ihrer Region, auch wenn sie gerade nicht suchen. Voraussetzung ist ein kurzer Bewerbungsweg per Handy. Mehr dazu auf der Seite Social Recruiting.

• 4. Mitarbeiterempfehlungen

  Ihr Team kennt Menschen mit ähnlichem Beruf. Ein klares Empfehlungsprogramm mit Prämie und einem einfachen Weg, eine Stelle weiterzuleiten, macht diesen Kanal planbarer. Die Reichweite bleibt auf das Netzwerk Ihrer Mitarbeiter begrenzt.

• 5. Karriereseite

  Viele Interessenten prüfen Ihre Karriereseite, bevor sie sich bewerben, egal über welchen Kanal sie kommen. Sie sollte Aufgaben, Team, Vorteile und einen kurzen Bewerbungsweg zeigen. Wie das geht, erklärt der Ratgeber Karriereseite erstellen.

• 6. Active Sourcing

  Sie sprechen geeignete Kandidaten direkt an, etwa über LinkedIn oder Xing. Das lohnt sich für Fach- und Führungskräfte mit Online-Profil, kostet aber viel Zeit pro Kontakt. Mehr dazu unter LinkedIn Recruiting.

• 7. Personalvermittler und Headhunter

  Vermittler stellen Ihnen vorausgewählte Kandidaten vor und berechnen meist ein Honorar im Erfolgsfall, Headhunter arbeiten bei Führungspositionen oft mit Teilzahlungen. Das spart internen Aufwand, die Kosten fallen pro Einstellung an und richten sich häufig nach dem Jahresgehalt.

• 8. Schulen und Hochschulen

  Kontakte zu Schulen, Praktika, Werkstudentenstellen und Abschlussarbeiten bauen Beziehungen zum Nachwuchs auf. Dieser Weg wirkt langfristig. Für Ausbildungsplätze lesen Sie unseren Ratgeber Azubis finden.

• 9. Quereinsteiger

  Menschen aus verwandten Berufen bringen oft vieles mit, was Sie brauchen. Wer Einarbeitung und Weiterbildung anbietet, öffnet seine Stellen für einen deutlich größeren Bewerberkreis.

• 10. Rückkehrer und Ehemalige

  Ehemalige Kollegen, Eltern nach der Elternzeit oder Fachkräfte nach einer Pause kennen den Beruf, manchmal auch Ihren Betrieb. Ein guter Abschied und regelmäßiger Kontakt machen diesen Weg möglich.

In der Praxis lohnt es sich, mehrere dieser Wege zu kombinieren. Welche das sind, hängt vom Beruf, von der Region und davon ab, wie dringend die Stelle besetzt werden muss.

Welcher Weg passt? Die Kanäle im Vergleich

Welcher Weg passt, hängt vor allem davon ab, ob Ihre Wunschkandidaten aktiv suchen oder erst angesprochen werden müssen. Die Tabelle ordnet die zehn Wege nach vier Kriterien ein. Die Einschätzungen beruhen auf unserer Praxis aus über 250 Recruiting-Kampagnen und sind Richtwerte, keine Messwerte.

Für viele Mittelständler ergibt sich daraus ein klares Muster: Stellenbörse und Arbeitsagentur als Basis für aktiv Suchende, Social Recruiting und Empfehlungen für alle, die nicht suchen, und eine Karriereseite, auf der alle Wege zusammenlaufen. Wie sich die Kosten der einzelnen Wege zusammensetzen, zeigt die Seite Social Recruiting Kosten.

Wie Sie Fachkräfte finden, die nicht aktiv suchen

Fachkräfte, die nicht aktiv suchen, finden Sie dort, wo sie ihre freie Zeit verbringen: in sozialen Netzwerken auf dem Smartphone. Sie lesen keine Stellenbörsen, scrollen aber regelmäßig durch Instagram, Facebook oder TikTok und reagieren, wenn ein Angebot spürbar besser zu ihnen passt als ihre aktuelle Stelle.

Diese Gruppe heißt passiv Wechselwillige: Beschäftigte, die nicht auf Jobsuche sind, aber bei einem besseren Angebot wechseln würden. Sie sind zufrieden genug, um nicht zu suchen, und offen genug, um zuzuhören, wenn die Ansprache stimmt. Typische Auslöser sind ein kürzerer Arbeitsweg, verlässliche Arbeitszeiten, mehr Wertschätzung oder ein moderneres Arbeitsumfeld.

Social Recruiting nutzt genau das. Die Anzeige erscheint im Feed von Menschen in Ihrer Region, spricht ein konkretes Thema an und führt zu einer Bewerbung, die in unter einer Minute erledigt ist. Wer nicht sucht, schreibt kein Anschreiben. Ein paar Fragen auf dem Handy beantwortet er aber, wenn der erste Eindruck passt.

Damit die Anzeige wirkt, muss sie in den ersten Sekunden zeigen, was sich für den Betrachter ändert. Statt „Wir suchen Mitarbeiter (m/w/d)“ ist eine konkrete Frage besser, etwa „Feierabend um 16 Uhr statt Überstunden?“, oder ein kurzes Video aus dem Team. Echte Mitarbeiter, echte Arbeitsplätze und klare Fakten zu Arbeitszeit und Arbeitsweg überzeugen mehr als Fotos aus der Bilddatenbank.

Wie das wirkt, zeigt die Geiger GmbH & Co. KG aus der Papier- und Druckbranche. Nach Jahren mit Jobportalen und Zeitungsanzeigen kamen 350 Bewerbungen in 11 Wochen, daraus 9 Festanstellungen, auch für die Schlüsselposition Berufskraftfahrer. Für Fahrer gibt es einen eigenen Ratgeber: Berufskraftfahrer finden.

Mitarbeiter finden kostenlos: Was geht und wo die Grenzen liegen

Kostenlos Mitarbeiter finden können Sie über die Arbeitsagentur, über Empfehlungen, über Ihre eigenen Social-Media-Kanäle und über Kontakte zu Schulen. Diese Wege kosten kein Geld, aber Zeit, und ihre Reichweite ist begrenzt.

• Jobsuche der Bundesagentur für Arbeit: Stellen kostenfrei veröffentlichen und den Arbeitgeber-Service nutzen.
• Google for Jobs: Stellenanzeigen auf Ihrer Karriereseite mit passenden strukturierten Daten können kostenlos in der Google-Jobsuche erscheinen.
• Eigene Kanäle: Beiträge auf Instagram, Facebook oder LinkedIn, die Ihr Team teilt.
• Empfehlungen: Mitarbeiter, Kunden und Lieferanten gezielt um Hinweise bitten.
• Sichtbarkeit vor Ort: Hinweise am Firmengebäude, an der Baustelle oder auf Firmenfahrzeugen.
• Schulen und Hochschulen: Praktikumsplätze und Betriebsbesichtigungen anbieten.

Die Grenze ist die Reichweite. Ein Beitrag auf der eigenen Unternehmensseite erreicht vor allem Menschen, die Ihnen schon folgen. Für Fachkräfte, die Ihr Unternehmen noch nicht kennen, brauchen Sie in der Regel bezahlte Reichweite. Prüfen Sie vorher, ob Fördermittel infrage kommen, zum Beispiel mit dem Fördermittel-Check.

Kostenlose Wege lohnen sich trotzdem als feste Ergänzung. Sie halten Ihren Betrieb in der Region sichtbar, bringen Empfehlungen und Initiativbewerbungen und senken den Druck auf bezahlte Kanäle.

Quereinsteiger gewinnen und Rückkehrer ansprechen

Quereinsteiger gewinnen Sie, indem Sie Stellen nach Fähigkeiten statt nach Abschlüssen ausschreiben und eine strukturierte Einarbeitung zusagen. Damit öffnen Sie Stellen für Menschen, die bisher an der Anforderung „abgeschlossene Ausbildung im Beruf“ gescheitert sind.

Fragen Sie sich bei jeder Stelle: Was muss jemand am ersten Tag können, und was lässt sich in den ersten Monaten lernen? Ein Lagermitarbeiter mit Staplerschein, eine Verkäuferin mit Kundenerfahrung oder ein Handwerker mit Technikverständnis kann oft schneller einsteigen als gedacht.

In der Anzeige sollten Quereinsteiger ausdrücklich angesprochen werden, sonst fühlen sie sich nicht gemeint. Nennen Sie, wie die Einarbeitung abläuft, wer sie begleitet und welche Weiterbildung möglich ist. Ein digitales Onboarding hilft, Wissen nicht jedes Mal neu von Hand zu vermitteln.

Rückkehrer: ein oft übersehener Weg

Ehemalige Mitarbeiter, Eltern nach der Elternzeit und Fachkräfte nach einer beruflichen Pause kennen den Beruf bereits. Halten Sie Kontakt zu Ehemaligen, bieten Sie Teilzeit oder flexible Einstiegszeiten an und sagen Sie in der Anzeige klar, dass Rückkehrer willkommen sind.

Branchentipps für beide Gruppen finden Sie in unseren Ratgebern zum Handwerk und zur Pflege.

Typische Fehler bei der Mitarbeiter­suche

Viele Fehler bei der Mitarbeitersuche passieren nicht bei der Kanalwahl, sondern danach: Bewerber springen ab, weil der Weg zur Bewerbung zu lang ist oder niemand reagiert. Jeder dieser Fehler kostet Bewerbungen, für deren Reichweite Sie bereits bezahlt haben.

• Lange Bewerbungsformulare: Pflicht-Anschreiben, Lebenslauf-Upload und viele Pflichtfelder schrecken gerade Fachkräfte ab, die vom Handy aus reagieren. Fragen Sie zuerst nur das Nötigste ab.
• Keine schnelle Reaktion: Wer sich bewirbt und tagelang nichts hört, verliert das Interesse oder unterschreibt woanders.
• Austauschbare Anzeigen: „Wir sind ein dynamisches Team“ sagt nichts. Nennen Sie Arbeitszeiten, Arbeitsweg, Team, konkrete Vorteile und wenn möglich einen Gehaltsrahmen.
• Nur ein Kanal: Wer nur auf eine Stellenbörse setzt, erreicht nur die aktiv Suchenden.
• Keine Auswertung: Ohne Zahlen dazu, aus welchem Kanal Bewerbungen und Einstellungen kommen, wird das Budget nach Gefühl verteilt.
• Kein Plan nach der Zusage: Zwischen Vertrag und erstem Arbeitstag können neue Mitarbeiter abspringen, wenn sie nichts mehr hören. Ein Willkommenspaket und ein geplanter erster Tag helfen.

In 5 Schritten zu neuen Mitarbeitern: ein Fahrplan

Ein klarer Fahrplan bringt Sie von der offenen Stelle zur Einstellung, ohne dass Sie jeden Kanal gleichzeitig bespielen müssen. Diese fünf Schritte haben sich als Reihenfolge bewährt.

1. 01
   Anforderungsprofil schärfen

   Trennen Sie Muss- von Kann-Kriterien und legen Sie fest, ob auch Quereinsteiger infrage kommen. Notieren Sie, was die Stelle für Bewerber attraktiv macht: Arbeitszeiten, Team, Arbeitsweg, Entwicklung.

2. 02
   Zielgruppe und Kanäle wählen

   Prüfen Sie mit der Vergleichstabelle, ob Ihre Wunschkandidaten aktiv suchen. Kombinieren Sie einen Kanal für aktiv Suchende mit einem für nicht aktiv Suchende.

3. 03
   Anzeige und Bewerbungsweg bauen

   Schreiben Sie die Anzeige aus Sicht der Bewerber und verlinken Sie auf eine Karriereseite mit kurzer Bewerbung per Handy, ohne Pflicht-Anschreiben.

4. 04
   Schnell reagieren und Gespräche führen

   Legen Sie fest, wer Bewerbungen sichtet und innerhalb von 24 bis 48 Stunden anruft. Ein kurzes Telefonat klärt mehr als ein langer E-Mail-Wechsel.

5. 05
   Auswerten und binden

   Messen Sie pro Kanal Bewerbungen, Gespräche und Einstellungen. Planen Sie Einarbeitung und erste Wochen, damit neue Mitarbeiter bleiben. Wie eine starke Arbeitgebermarke dabei hilft, zeigt die Seite Employer Branding.

Wie peakconcepts die Mitarbeiter­suche als System umsetzt

peakconcepts baut für mittelständische Unternehmen ein Recruiting-System, das die Wege aus diesem Ratgeber verbindet: Social-Media-Kampagnen für Reichweite, eine Karriereseite mit Bewerbung in unter einer Minute, Bewerbermanagement, Mitarbeitervorteile und Onboarding. Seit 2018 hat das Team über 250 Recruiting-Kampagnen umgesetzt.

Wichtig für die Einordnung: peakconcepts ist keine Personalvermittlung und keine Zeitarbeit. Alle Bewerbungen gehen direkt an Sie, Sie führen die Gespräche und stellen selbst ein. Die Kandidaten bleiben in Ihrem Bewerberpool, auch für spätere Stellen.

Woraus sich die Kosten zusammensetzen

Feste Preise veröffentlichen wir nicht, weil Stellen, Regionen und Umfang sehr verschieden sind. Die Kosten setzen sich aus diesen Bestandteilen zusammen:

• Agenturhonorar für Strategie, Kampagnen, Karriereseite und Betreuung
• Werbebudget, das separat bezahlt wird und nicht im Honorar enthalten ist
• Content-Produktion wie Fotos und Videos aus Ihrem Betrieb
• Laufzeit, die sich nach Zahl und Art der offenen Stellen richtet

Was eine Recruiting-Agentur leistet und wie sie sich von einer Personalvermittlung unterscheidet, lesen Sie unter Recruiting Agentur.

Praxisbeispiele: So haben Mittelständler Mitarbeiter gefunden

Vier Projekte aus unterschiedlichen Branchen, alle mit dem Recruiting-System von peakconcepts. Die Zahlen stammen aus den jeweiligen Kampagnen und sind keine Zusage für andere Projekte.

• Papier und Druck

  350 Bewerbungen in 11 Wochen

  Vorher setzte das Unternehmen vor allem auf Jobportale, Zeitungs- und klassische Stellenanzeigen. Die Kampagne erzielte über 1,4 Mio. Impressionen und führte zu 9 Festanstellungen, auch für die Schlüsselposition Berufskraftfahrer.

  Geiger GmbH & Co. KGKathrin Willaczek, Personalleiterin

• Baubranche

  256 Bewerbungen in 4 Monaten

  Eigene Facebook-Anzeigen und Zeitungsinserate hatten vor allem bei LKW-Fahrern nicht gewirkt. Mit der Kampagne kamen erste Rückmeldungen innerhalb der ersten Stunde, am Ende standen 9 Festanstellungen.

  Apprich Baustoffe GmbH & Co. KGDaniel Kucharczyk, Geschäftsführer

• Wohnungsbau / Immobilien

  125 qualifizierte Bewerbungen übers Jahr

  Anzeigen über Stepstone oder Indeed brachten kaum Bewerbungen, besonders für Architekten. Über das Jahr wurden 6 Stellen fest besetzt: Architekten, kaufmännische Sachbearbeiter, Haustechniker und ein Quartiersmanager.

  Wohnungsbau Aalen GmbHMichael Schäfer, Geschäftsführer

• HR & Sales Consulting

  30 Bewerberprofile in 5 Tagen

  Kurz vor Weihnachten wurden dringend neue Vertriebsmitarbeiter gebraucht. Mit 50 % direkten Gesprächen gelang die erste Einstellung noch über die Feiertage.

  FM Growth GmbHMax Karpf, Gründer & Geschäftsführer

Häufige Fragen