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Für mittelständische Unternehmen:
Digitalisierungsagentur: mit klarer Roadmap zu digitalen Abläufen
Wir analysieren Ihre Abläufe, priorisieren die Maßnahmen mit dem größten Hebel und setzen sie um – von der Tool-Auswahl über Schnittstellen bis zum CEO-Dashboard.
Holen Sie sich ein Team aus Softwareentwicklern, Analysten und KI-Spezialisten an die Seite – mit Softwareentwicklung seit 2016 und Prozessautomatisierung seit 2019
Erhalten Sie einen klaren Blick auf Ihre Abläufe – von Unternehmern, die selbst automatisieren und täglich in der Praxis optimieren
Gewinnen Sie Zeit für das Wesentliche – bei Spicy Productions brachte die Automatisierung 7,2 Stunden Zeitersparnis pro Woche
Über 250 mittelständische Unternehmen
vertrauen peakconcepts®
Was macht eine Digitalisierungsagentur?
Eine Digitalisierungsagentur hilft Unternehmen, Abläufe von Papier, Excel-Listen und E-Mail-Ketten in vernetzte digitale Systeme zu überführen. Sie analysiert den Ist-Zustand, entwickelt eine Roadmap mit klaren Prioritäten, wählt passende Software aus und begleitet die Umsetzung – von der ersten Schnittstelle bis zum Dashboard für die Geschäftsführung.
peakconcepts® ist eine Digitalisierungsagentur aus Aalen in Baden-Württemberg und arbeitet für mittelständische Unternehmen in ganz Deutschland, größtenteils remote. Unser Ursprung ist die Softwareentwicklung: 2016 haben wir mit individueller Software für kleine und mittelständische Unternehmen begonnen, 2019 kam die Prozessautomatisierung hinzu. Mit über 250 Unternehmen haben wir seitdem zusammengearbeitet.
Was digitale Transformation im Mittelstand konkret bedeutet
Für KMU heißt digitale Transformation selten, das Geschäftsmodell neu zu erfinden. Meist geht es um die Grundlagen: Daten an einer Stelle pflegen, Routinearbeit automatisieren und Entscheidungen auf aktuelle Zahlen stützen. Genau dort setzen wir an, mit Beratung und Umsetzung aus einer Hand, damit die Roadmap nicht in der Schublade landet.
Digitalisierung oder Prozessoptimierung: Wo liegt der Unterschied?
Digitalisierung beantwortet die Frage, welche Abläufe digital werden sollen und mit welchen Werkzeugen. Prozessoptimierung setzt einzelne Abläufe konkret um und automatisiert sie. Die Digitalisierungsberatung steht deshalb am Anfang: Sie schafft den Überblick, bevor Geld in einzelne Tools fließt.
| Merkmal | Digitalisierungsberatung | Prozessoptimierung |
|---|---|---|
| Leitfrage | Wo stehen wir, und was digitalisieren wir zuerst? | Wie automatisieren wir diesen einen Ablauf? |
| Ergebnis | Bestandsaufnahme, Roadmap, Tool-Entscheidung | Laufende Automatisierungen, Schnittstellen, Dashboards |
| Blickwinkel | Das ganze Unternehmen über alle Bereiche | Einzelne Prozesse wie Rechnungsversand oder Lead-Zuweisung |
| Typischer Zeitpunkt | Vor größeren Investitionen in Software | Wenn feststeht, welcher Ablauf den größten Hebel hat |
In der Praxis gehen beide Schritte ineinander über. Wer bereits weiß, welcher Ablauf automatisiert werden soll, startet direkt mit der Prozessoptimierung.
Digitalisierung im Mittelstand beginnt mit der Bestandsaufnahme
Der erste Schritt der Digitalisierung im Mittelstand ist eine ehrliche Bestandsaufnahme: Welche Abläufe laufen heute über Papier, Excel und E-Mail, wo werden Daten doppelt erfasst, und welche Zahlen fehlen der Geschäftsführung? Erst danach lässt sich sagen, welche Maßnahme sich zuerst lohnt.
Diese Warnsignale kennen viele KMU aus dem Alltag:
- Mitarbeiter suchen Informationen in verstreuten Excel-Listen und verschiedenen Tools.
- Daten werden zwischen Website, CRM, Buchhaltung und Projektmanagement abgetippt.
- Angebote, Rechnungen und Mahnungen entstehen jedes Mal von Hand.
- Kundenanfragen bleiben liegen, weil niemand eindeutig zuständig ist.
- Kennzahlen zu Umsatz, Auslastung und Vertrieb liegen erst Wochen später vor.
Für die Bestandsaufnahme sprechen wir mit der Geschäftsführung und mit den Mitarbeitern, die die Abläufe täglich ausführen. Wir dokumentieren, welche Systeme im Einsatz sind, wie Daten zwischen ihnen fließen und wo Medienbrüche entstehen, also Stellen, an denen Informationen von Hand übertragen werden, etwa vom Papierformular in die Software.
So war die Ausgangslage auch bei Spicy Productions: Das Unternehmen wuchs schnell, doch manuelle Prozesse, verstreute Daten und Excel-Listen führten zu Engpässen zwischen Vertrieb, Fulfillment und Key-Account-Management. Deadlines wurden verpasst, und die Mitarbeiter verloren Zeit mit der Suche nach Informationen.
In vier Phasen von der Analyse zur digitalen Roadmap
Unsere Digitalisierungsberatung folgt vier Phasen, vom ersten Überblick bis zur langfristigen Betreuung. Jede Phase endet mit einem greifbaren Ergebnis, damit Sie jederzeit entscheiden können, wie es weitergeht.
- Analyse und StrategieWir nehmen Abläufe, Systeme und Datenflüsse auf und bewerten, wo Zeit und Geld verloren gehen. Ergebnis ist eine Roadmap mit Prioritäten: Was bringt schnell Entlastung, was braucht Vorbereitung?
- Umsetzung und IntegrationWir führen die ausgewählten Werkzeuge ein, verbinden sie über Schnittstellen und automatisieren Abläufe in CRM und ERP – dort, wo es sinnvoll ist, mit KI-Unterstützung.
- CEO-DashboardDie wichtigsten Kennzahlen laufen in einem Dashboard für die Geschäftsführung zusammen, in Echtzeit statt im Monatsbericht. So sehen Sie, ob die Maßnahmen wirken.
- Skalierung und BetreuungWir erweitern die Systeme, wenn Ihr Unternehmen wächst, und bleiben Ansprechpartner für Anpassungen und neue Automatisierungen.
Tool-Auswahl und Automatisierung: Welche Bereiche sich lohnen
Die richtige Software ist die, die zu Ihren Abläufen passt und sich mit Ihren übrigen Systemen verbinden lässt. Deshalb treffen wir die Tool-Auswahl erst nach der Bestandsaufnahme und wägen drei Wege gegeneinander ab:
| Weg | Wann sinnvoll | Worauf achten |
|---|---|---|
| Standardsoftware | Der Ablauf ist branchenüblich, etwa Buchhaltung oder Ticketsystem | Schnittstellen, Datenexport, Kosten pro Nutzer |
| Standardsoftware mit Automatisierung | Mehrere Tools sollen Daten automatisch austauschen | Stabile Verbindungen und klare Zuständigkeit bei Fehlern |
| Individuelle Entwicklung | Der Ablauf ist ein Wettbewerbsvorteil und passt in kein Standardtool | Wartung und Weiterentwicklung langfristig einplanen |
Ist eine eigene Anwendung nötig, übernimmt das unsere individuelle Webentwicklung. Für den Auftritt nach außen, etwa einen Relaunch der Firmenwebsite, gibt es unser Webdesign.
Sechs Bereiche, die wir automatisieren
- BuchhaltungAutomatisierte Rechnungserstellung und Zuordnung, Mahnwesen mit Erinnerungen, Belegverwaltung.
- SupportTicketsysteme, Wissensdatenbank mit KI-Unterstützung, Eskalationsprozesse.
- VertriebLead-Zuweisung und Qualifizierung, Follow-up-Sequenzen für Angebote, CRM-Integration.
- FulfillmentProjekt- und Aufgabenverteilung, Status-Updates für Kunden, Zeiterfassung und Kapazitätsplanung.
- PersonalmanagementBewerberauswahl und Onboarding, digitale Urlaubsverwaltung, Weiterbildungsmanagement.
- Führung und ControllingCEO-Dashboards mit Echtzeit-KPIs, Cashflow-Prognosen, automatisierte Berichte.
Ihren vollen Nutzen entfalten die Bereiche im Zusammenspiel: Tauschen Vertrieb, Fulfillment und Buchhaltung Daten automatisch aus, entsteht im CEO-Dashboard ein aktuelles Bild des ganzen Unternehmens, ohne dass jemand Zahlen zusammentragen muss.
Ergebnisse aus der Praxis
Was Digitalisierung bringt, zeigen Kennzahlen aus abgeschlossenen Projekten. Die drei Fallstudien stammen aus unterschiedlichen Branchen. Die Ergebnisse gelten für den jeweiligen Kunden und sind keine Zusage für andere Unternehmen.
| Unternehmen | Branche | Ergebnis |
|---|---|---|
| Spicy Productions (Rene Schroff, Geschäftsführer) | Videoproduktion | 46 % Umsatzsteigerung, 12 % höhere Abschlussquote, 7,2 Stunden Zeitersparnis pro Woche |
| Stecker & Käuper (Rene Käuper, Geschäftsführer) | Marketingagentur | Aufwand pro Kunde bis zum Projektstart von 3 Stunden auf 20 Minuten gesenkt |
| ELV Steuerberatungsgesellschaft GmbH (Daniel Veres, Mitgründer) | Steuerberatung | 50 bis 150 % mehr Auftragsvolumen ohne zusätzliches Personal |
Bei Spicy Productions entstanden die Effekte durch automatisierte Vertriebs- und Fulfillment-Prozesse, klar strukturierte Vertriebsabläufe und weniger manuelle Aufgaben. Bei Stecker & Käuper lag der Hebel in der Zeit bis zum Projektstart: Was vorher drei Stunden pro Kunde band, dauert nach der Automatisierung 20 Minuten. Bei der Steuerberatungsgesellschaft ELV wuchs das Auftragsvolumen, ohne dass zusätzliches Personal nötig war.
Was kostet Digitalisierung, und welche Fördermittel gibt es?
Die Kosten einer Digitalisierung hängen davon ab, wie viele Bereiche Sie angehen, welche Software Sie neu einführen und wie viele Schnittstellen nötig sind. Feste Paketpreise gibt es bei uns nicht. Nach der Analyse wissen Sie, welche Maßnahme welchen Aufwand bedeutet, und können in Etappen investieren.
- Analyse und Roadmap: Bestandsaufnahme, Gespräche mit den Beteiligten und Priorisierung.
- Software: Lizenzen für Standardtools fallen in der Regel zusätzlich beim jeweiligen Anbieter an.
- Umsetzung: Einrichtung, Schnittstellen, Automatisierungen und Datenübernahme.
- Betreuung: Anpassungen, neue Automatisierungen und Weiterentwicklung.
Die Dauer richtet sich nach dem Umfang und danach, wie viel Zeit Ihre Ansprechpartner einbringen können. Bewährt hat sich ein Start mit einem Bereich, der schnell spürbar entlastet, und ein schrittweiser Ausbau entlang der Roadmap.
Häufige Fragen zur Digitalisierungsagentur
Was kostet eine Digitalisierungsberatung?
Die Kosten hängen vom Umfang ab: Zahl der Bereiche, Zahl der Systeme und Tiefe der Umsetzung. Pauschalpreise veröffentlichen wir nicht. Nach dem kostenlosen Erstgespräch und der Analyse erhalten Sie eine Roadmap, aus der hervorgeht, welche Maßnahme welchen Aufwand bedeutet. So können Sie in Etappen investieren und mit dem größten Hebel beginnen.
Wie lange dauert die Digitalisierung eines mittelständischen Unternehmens?
Digitalisierung ist kein einmaliges Projekt, sondern ein Ausbau in Etappen. Am Anfang stehen Analyse und Roadmap, danach folgen einzelne Maßnahmen, die jeweils für sich Wirkung zeigen sollen. Wie schnell das geht, hängt vom Umfang ab und davon, wie viel Zeit Ihr Team für Abstimmungen und Tests einplanen kann.
Gibt es Fördermittel für die Digitalisierung im Mittelstand?
Ja, es gibt staatliche Förderprogramme für Digitalisierungsvorhaben. Welche infrage kommen, hängt von Unternehmensgröße, Standort und Vorhaben ab. Mit unserem kostenlosen Fördermittelcheck prüfen Sie das in 30 Sekunden ohne Anmeldung. Die Check-Seite nennt Zuschüsse von „bis zu 80 %“; die tatsächliche Höhe hängt immer vom einzelnen Programm ab.
Was unterscheidet die Digitalisierungsagentur von der Prozessoptimierung?
Die Digitalisierungsberatung klärt, was digitalisiert wird und mit welchen Werkzeugen; die Prozessoptimierung setzt einzelne Abläufe um und automatisiert sie. Die Beratung liefert Bestandsaufnahme, Roadmap und Tool-Entscheidung. Wer schon genau weiß, welcher Ablauf automatisiert werden soll, startet direkt mit der Prozessoptimierung.
Müssen wir unsere bestehende Software ersetzen?
Nein, in vielen Fällen nicht. Oft ist es sinnvoller, vorhandene Systeme über Schnittstellen zu verbinden, als sie auszutauschen. In der Bestandsaufnahme prüfen wir, welche Software bleibt, welche ergänzt wird und wo ein Wechsel nötig ist. Die Entscheidung treffen Sie auf Basis dieser Bewertung.
Wie viel Zeit muss unser Team einplanen?
Am meisten in der Analyse: Wir sprechen mit den Menschen, die die Abläufe täglich ausführen, und nehmen ihre Prozesse auf. In der Umsetzung kommen Tests und Freigaben hinzu. Einrichtung, Programmierung und Automatisierung übernehmen wir. Ziel ist, dass Ihr Team nach der Einführung weniger Routinearbeit hat als vorher.
Für welche Unternehmen eignet sich eine Digitalisierungsagentur?
Für kleine und mittelständische Unternehmen, deren Abläufe mit dem Wachstum nicht mehr Schritt halten. Unsere Fallstudien stammen aus Videoproduktion, Marketing und Steuerberatung. Entscheidend ist weniger die Branche als die Frage, ob wiederkehrende Aufgaben Zeit binden, die für Kunden, Mitarbeiter und Wachstum fehlt.
Wie gehen Sie mit Datenschutz und KI um?
Datenschutz gehört zu jeder Automatisierung: Welche personenbezogenen Daten fließen, wo werden sie gespeichert, wer hat Zugriff? KI setzen wir dort ein, wo sie Routinearbeit abnimmt, etwa bei Gesprächsnotizen, Ticketerstellung oder der Vorqualifizierung von Anfragen. Entscheidungen mit Tragweite bleiben bei Ihrem Team.
Der Vorteil von klaren Prozessen?
Sie wirken sich sofort positiv auf Zeit und Kosten im Arbeitsalltag aus.
Mind. 10h pro Woche pro Mitarbeiter sparen
Automatisieren Sie wiederkehrende Aufgaben und optimieren Sie Ihre Prozesse, damit Ihr Team mehr schafft und sich auf das konzentriert, was wirklich zählt: Wertschöpfung.
90 % weniger Fehler
Reduzieren Sie Fehler mit standardisierten Workflows und klaren Zuständigkeiten, damit Abläufe reibungslos funktionieren und Ihr Unternehmen nachhaltig wächst.
Bis zu 50 % Umsatzwachstum
Steigern Sie Ihren Umsatz um bis zu 50 %, indem optimierte Verkaufsprozesse mit smarten Systemen, wie automatisierter Lead‒Verwaltung, Ihre Kundenzufriedenheit erhöhen.
10x mehr Kontrolle und Transparenz
Behalten Sie die volle Kontrolle mit Echtzeit‒Dashboards, die alle wichtigen Kennzahlen auf einen Blick liefern und datenbasierte Entscheidungen ermöglichen.
Diese Bereiche automatisieren wir für Sie
Sechs Unternehmensbereiche, in denen wiederkehrende Aufgaben viel Zeit binden – und die sich mit klaren Regeln, Schnittstellen und KI-Unterstützung automatisieren lassen.
Buchhaltung
Support
Vertrieb
Fulfillment
Personalmanagement
Führung & Controlling
So entsteht ein Fundament, mit dem Sie langfristig wachsen können.
Ein Blick hinter die Kulissen von peakconcepts® zeigt, wie wir bereits 250 Unternehmen zukunftssicher aufgestellt haben:
Unsere Fallstudien:
peakconcepts® erzielt messbare Ergebnisse
Knapp 50 % Umsatzsteigerung durch mehr Effizienz
Ausgangssituation:
Spicy Productions wuchs rasant, doch der hohe Verwaltungsaufwand bremste das Unternehmen aus. Manuelle Prozesse, verstreute Daten und ineffiziente Kommunikation führten zu Engpässen zwischen Vertrieb, Fulfillment und Key‒Account‒Management. Durch fehlende Strukturen wurden Deadlines nicht eingehalten, Kunden waren unzufrieden und wertvolle Zeit wurde verschwendet. Zudem mussten sich Mitarbeiter durch Excel‒Listen und verschiedene Tools kämpfen, um an relevante Informationen zu gelangen.
Ergebnis:
46 % Umsatzsteigerung durch automatisierte Vertriebs- und Fulfillment-Prozesse
12 % höhere Abschlussquote durch klare und strukturierte Vertriebsabläufe
7,2 Stunden Zeitersparnis pro Woche durch die Reduzierung manueller Aufgaben
„Die Einführung klarer Prozesse und Abläufe hat unsere Effizienz gesteigert. Klare Vertriebsprozesse führen zu mehr Abschlüssen und Erfolg. Insgesamt sparen wir wertvolle Zeit pro Mitarbeiter und steigern die Produktivität. Vielen Dank an das Team von peakconcepts!“
Rene Schroff
Geschäftsführer | Spicy Productions | Videoproduktionen für Unternehmen
Von 3 Stunden auf 20 Minuten pro Kunde – Prozesse bis zum Projektstart drastisch reduziert
Ausgangssituation:
Das Unternehmen Stecker & Käuper war in kurzer Zeit stark gewachsen. Doch viele Prozesse liefen weiterhin händisch: Angebote, E‒Mails und Dokumente wurden manuell abgelegt und gepflegt. Das führte zu Zeitverlust, doppelter Arbeit und fehlender Transparenz. Wichtige Ressourcen, die eigentlich in Kundenprojekte hätten fließen sollen, waren ständig mit Verwaltungsaufgaben blockiert.
Ergebnis:
Mehr Performance – Vertrieb und Fulfillment laufen schneller und strukturierter.
Höhere Kundenzufriedenheit – klare Workflows sorgen für reibungslose Abläufe.
Mehr Kosteneffizienz – Mitarbeiter können ihre Zeit in wertschöpfende Aufgaben investieren.
„Neben der extremen Zeitersparnis auch noch eine massive Steigerung der Kosteneffizienz, da wir nun die Ressourcen unserer Mitarbeiter anders einsetzen können und wir durch die automatischen Prozesse und Automationen die Kapazitäten im Unternehmen anders verteilen.“
Rene Käuper
Geschäftsführer | Stecker & Käuper | Marketingagentur
Bis zu 150 % mehr Kapazität für neues Auftragsvolumen
Ausgangssituation:
Daniel stand vor einer großen Herausforderung: Das Auftragsvolumen wuchs deutlich schneller als die Zahl der verfügbaren Mitarbeiter. Dadurch blieben viele Chancen ungenutzt und das Team arbeitete ständig am Limit. Er glaubte lange Zeit, dass Automatisierung in seiner Branche kaum möglich sei aufgrund von Hürden rund um Datenschutz und rechtliche Vorgaben. Umso überraschter war er, wie viele Prozesse sich doch effizient automatisieren lassen und wie viel Entlastung dadurch entstand.
Ergebnis:
50–150 % mehr Auftragsvolumen ohne zusätzliches Personal möglich.
Mehr Zeit zum Leben – der Geschäftsführer kann Freiräume genießen.
Höhere Kosteneffizienz – Kapazitäten der Mitarbeiter werden optimal genutzt.
„Das Team von AutomationFlow hat mir gezeigt, wie viel Möglichkeiten auch in meiner Branche möglich sind. Denn ich dachte immer das meine Branche gar nicht automatisiert werden kann, weil wir mit sehr sensiblen Daten und anspruchsvollen Kunden arbeiten. Aber wir haben für jeden Schritt die passende Lösung gefunden.”
Daniel Veres
Mitgründer | ELV Steuerberatungsgesellschaft GmbH | Steuerberatung
Was sagen andere über peakconcepts®?
Hier sind einige Stimmen unserer Kunden
"Wenn dein Unternehmen wächst, kommst Du irgendwann an diesen Punkt, wo deine Zeit und die deiner Mitarbeiter begrenzt ist und du nur noch am Brände löschen bist. Da kommt Melik und das Team von AutomationFlow ins Spiel. Es wurde nicht nur eine Maschinerie aufgebaut, die alle lästigen manuellen Aufgaben von selbst erledigt, sondern ein umfassendes Reporting der Abteilungen und KPIs im Marketing installiert, was alle ruhig schlafen aber skalieren lässt."
Philipp Follmer
Geschäftsführer - Freedom Writer Academy
„In nur drei Monaten haben Julian und Melik aufgebaut, was ein anderer Anbieter in einem Jahr nicht geschafft hat – deshalb kann ich sie uneingeschränkt empfehlen.“
Carlo Credo
Geschäftsführer - Mitarbeiter.com
„Automation Flow hat mein größtes Energiefresser-Thema in Stunden gelöst – seitdem habe ich Seelenfrieden und alles läuft einfach.“
Marc Roth
Geschäftsführer - Winestreet Media GmbH
Warum ist peakconcepts® der richtige Partner für Ihre Prozesse und Automationen?
Wir verbinden Softwareentwicklung seit 2016 und Prozessautomatisierung seit 2019 mit der Erfahrung aus der Zusammenarbeit mit über 250 Unternehmen.
Skalierbarkeit als Priorität
Unsere Systeme wachsen mit Ihrem Unternehmen, statt es auszubremsen.
Individuelle Lösungen
Jede Automatisierung wird individuell auf Ihr Unternehmen zugeschnitten.
Erfahrung seit 2016
Wir haben mit über 250 Unternehmen gearbeitet und wissen, welche Prozesse den größten Impact haben.
Unternehmerische Sicht
Wir denken nicht nur in Automationen, sondern in Unternehmensstrategien.
Erleben Sie, wie die peakconcepts®-Methode auch in Ihrem Unternehmen funktioniert
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Menschlich & fachlich passende Mitarbeiter gewinnen
Endlich Planbarkeit in die Auftragsgewinnung bringen
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Sie erhalten eine klare Strategie, was Sie wie umsetzen müssen, um Ihr Unternehmen effizient und zukunftssicher aufzustellen.